‘Hoe kan ik dat nou het beste aanpakken?’, vraagt Martin.
Hij hoort van de zorgteams die hij als bestuurder bezoekt, dat de druk op de ouderenzorg toeneemt. En weet uit de statistieken dat als hij niets doet het erger gaat worden.
Met zijn directieteam en inspraak van medewerkers heeft hij een mooie missie en visie geschreven, is een meerjarenplan gemaakt, zijn strategische thema’s benoemd.
En hoe nu verder?
De richting is duidelijk, de ambitie gedeeld. Maar daar komen gaat veel vragen. Van de teams en van de stafafdelingen. Dat kan niet alleen vanuit de bestaande organisatiestructuur worden aangestuurd.
Hoe dan wel?
Door er een veranderprogramma van te maken.
Wat bedoel je met een (verander)programma?
Dat heeft vijf kenmerken, die het geschikt maken voor het realiseren van grootschalige veranderingen:
- Een noodzakelijke aanvulling: onderzoek en dialoog, communicatie, aansturing en monitoring die dwars door de bestaande structuur heen gaat, zonder die te veranderen. Zo is het programma een extra coördinatiemechanisme om verandering te realiseren.
- Een proces en een organisatie die een context voor veranderen creëren: de staande organisatie is vaak gericht op stabiliteit, volume en als het meezit het continu verbeteren daarvan. Wil je innoveren, dingen echt anders doen? Dat vraagt om een andere proces, andere rollen en een andere aansturing.
- Een verzameling van activiteiten en projecten: wat ga je doen om de verandering te realiseren. Activiteiten die je prima in de bestaande structuur kunnen uitgevoerd (zoals communicatie en training). Projecten die nieuwe organisatievaardigheden creëren. Zoals nieuwe producten en diensten ontwikkelen, ICT-systemen ontwikkelen en implementeren en zo.
- Het is gericht op een bepaalde verandering en een gedeelde weg om die te bereiken. Zoals Martin de kwaliteit van zorg in zijn regio wil blijven garanderen – ook nu hij de zorgvraag en zorgzwaarte in de toekomst ziet toenemen. Waarom – wat – hoe: wat is het veranderverhaal waar je samen in gelooft dat gaat werken?
- Het is tijdelijk, geeft een impuls aan de vernieuwing en daarmee ook een ambitieuze deadline, die de beweging energie geeft.
Waar verschilt een programma van een project?
Een project is ook een aanvulling op de lijnorganisatie, draagt ook bij in de verandering en is ook tijdelijk. Dat heeft het met een programma gemeen.
Maar een project is gericht op het realiseren van een specifiek systeem of product. Het levert een concreet en vaak tastbaar resultaat op. De waarde ontstaat pas als het in gebruik wordt genomen. Het project zit er dan al op.
Een programma is gericht op een veel bredere ambitie. Met meer activiteiten en projecten om die re realiseren. En de verantwoordelijkheid om projectresultaten ook te implementeren, verankeren en gebruiken. Zodat projecten ook de waarde opleveren die je in gedachten had.
‘Ik vertrek’ is toch ook een programma?
Hm, ja het woord programma wordt ook voor andere dingen gebruikt. Voor televisieprogramma’s bijvoorbeeld. Of opleidingsprogramma’s.
Dat zijn toch echt andere dingen. Goed om in de gaten te houden en betrokkenen bij jouw programma goed uit te leggen.
Wordt zo’n programma niet heel bureaucratisch?
Goed punt en best een risico. Als in een programma een groep mensen gedurende langere tijd samenwerken kan er een subcultuur ontstaan die alleen nog maar om de verandering draait.
Als er meerdere projecten lopen wordt er al snel om een format plan van aanpak gevraagd. Als je rapportages wilt consolideren, helpt het als ze dezelfde vorm en diepgang hebben.
Voor je het weet ontstaat er een hele documentenstroom. Iets om alert en kritisch op te zijn!
Wat heeft Martin met je advies gedaan?
Werken in programma’s vond hij een goede oplossing om de verandering in gang te zetten.
We maakten een cliënt(zorg)reis, koppelden daar verschillende vormen van zorg en dienstverlening aan. Voor de zorg thuis, de langdurige zorg en de behandeling stelden we compacte programmagroepen samen die hun plan maakte.
De programma’s lopen dit jaar en volgend jaar nog door. Vier keer per jaar stemmen we onderling af en sturen kritisch bij.
Inmiddels ziet Martin in een deel van de teams het aantal cliënten en de medewerkertevredenheid stijgen. Hoe ze dat doen wisselen ze inmiddels uit met collega’s in andere dorpen en steden.
Samenvatting
Vraagt je huidige missie, visie en strategie om grote veranderingen? Dan kan de programma-aanpak je helpen die sneller te bereiken.
Een (verander)programma is een tijdelijke vorm van extra coördinatie, met speciale processen en organisatiekenmerken om de activiteiten en projecten die voor de verandering nodig zijn, te realiseren.
En nu?
Vraagt jullie strategie om grootschalige veranderingen in je organisatie of in de samenwerking met andere partijen? Werken in programma’s kan je helpen die sneller en effectiever van de grond te krijgen.
Werk je al in programma’s, maar leveren die nog te weinig op? Kijk dan of je je herkent in de kenmerken en risico’s in dit artikel. Door jouw programma hier beter op toe te rusten kan het zo maar weer gaan vliegen!
Nick Grooff werkt als verandermanager en strategisch coach voor zorginstellingen, woningcorporaties, gemeenten en samenwerkingsverbanden.
Wil je meer weten over programmatisch werken en wat het concreet voor jou kan betekenen. In een kennis/werksessie vertel ik er meer over en gaan we direct concreet aan de slag om jouw veranderambitie uit te werken.
Stuur me een pb of mailbericht voor het maken van een afspraak.