Het gebruik van visuele elementen voegt emotie, structuur en speelsheid toe aan werkconferenties. De deelnemers voelen zich meer betrokken, de uitgewisselde informatie is completer en het resultaat is een collectieve herinnering die een stevige basis vormt voor het realiseren van gezamenlijke doelen.
In mijn carrière heb ik heel wat werkconferenties – werksessies, workshops – begeleid. Voor het schrijven van mijn vorige artikel over werkconferenties liet ik er nog eens een paar de revue passeren. Welke waren heel succesvol – en hoe kwam dat?
Die werksessies doe ik regelmatig als op zichzelf staande opdracht. Maar nog vaker waren en zijn ze gewoon onderdeel van mijn werk. In een afdelingsoverleg of project kickoff stond ik altijd weer vrij snel voor de flipover. Waar de verandering ook over gaat: ik start vaak met een workshop, om direct stappen te maken met alle betrokkenen.
Op een bepaalde manier is het mijn tweede natuur geworden op die manier interactief te werken. Nu ik er recent over ben gaan schrijven en er weer wat boeken bij pak, zie ik weer helderder waarom dit zo goed werkt.
O jee, weer een heidag!
Je hebt het vast wel eens zo’n heidag meegemaakt waarop de hele dag werd gediscussieerd en gedebatteerd. Misschien ook wel één waar dat ook werd opgeschreven. Flipover na flipover vol met voor- en nadelen, acties en uitdagingen. Of vol met stickers met ideeën die vervolgens werden geclusterd.
Doe dat een dag lang en op één of andere manier gaat het overzicht verloren. Thuis herinner je vooral dat er veel woorden waren. Maar het verslag dat een week later komt is eigenlijk van niemand meer. Omdat de uitwerking door je collega’s toch anders worden uitgelegd dan jij dat zou doen.
Het gebruik van tekeningen en structuren voegt aan je werksessie net die dimensie toe die in zo’n situatie nodig is.
Visuele werkconferenties
Hoe ziet dat er uit als je een visuele werkconferentie doet?
Eigenlijk als niets meer dan informatie in een groep delen. En die gaandeweg ordenen met behulp van tekeningen, structuren en schema’s.
Door daar zo samen aan te werken creëer je bij iedereen een zo compleet mogelijk beeld. En worden gaandeweg allerlei verbanden zichtbaar. Terwijl je recht doet aan alle onderdelen. Door details en clusters van symptomen, kenmerken en ideeën met kleine afbeeldingen te illustreren blijven die onderdelen beter hangen.
Het tastbare resultaat is een grote afbeelding die voor de hele groep herkenbaar is. Uitwerking is vaak niet eens meer nodig. Je maakt gewoon een foto en daar is je verslag!
‘Verslag’ is eigenlijk niet eens een goed woord. Het origineel (en ook die foto), is een drager van een collectieve herinnering die steeds terugkomt als je het ziet. En die voor jou en je collega’s die erbij waren levend kan worden gehouden, omdat er steeds opnieuw gesprekken over gevoerd kunnen worden.
Zes redenen om ook visueel te werken
Waarom het toevoegen van een visuele dimensie aan werkconferenties zoveel oplevert heeft volgens mij de volgende redenen:
- Ze worden boeiend voor woorddenkers èn beelddenkers: mensen hebben meestal een voorkeur voor woorden of beelden. Door in je werkconferenties ook te werken met tekeningen en schema’s spreek je beide groepen aan;
- Het geheel en de details: in werkconferenties ontstaat gaandeweg een completer beeld. Terugschakelen naar de details is altijd mogelijk, maar gelijkertijd blijf je de grote plaat zien;
- Inclusiviteit: alles kan worden gezegd en wordt vastgelegd. Zo voelt iedere deelnemer zich gehoord. En wordt gelijkertijd zichtbaar dat er meerdere perspectieven bestaan, met schijnbaar tegenstrijdige feiten en meningen.
- Verbanden worden zichtbaar: in werkconferenties wordt veelal langzaam de samenhang duidelijk tussen wat wordt ingebracht. Met tekeningen kan die vervolgens in beeld worden gebracht. En nieuwe vragen en ideeën kunnen daar weer gemakkelijk aan worden gekoppeld.
- Positieve spanning: uit het verband volgt vaak een positieve spanning. Als het nu anders is dan wat je wilt bereiken, zijn een aanpak en acties nodig. Als verschillende perspectieven onverenigbaar lijken, wil je die toch bij elkaar brengen. Om maar twee voorbeelden van die spanning te noemen.
- Voor linker- en rechterhersenhelft: in werksessie kun je analytisch rationeel naar alle elementen en de verbanden kijken. Maar visueel werken raakt je ook op creatief en emotioneel niveau. Het spreekt kortom alle mensen aan – wat hun voorkeur of perspectief ook is. En het spreekt aan op een dieper niveau.
Het effect
Het effect van dit alles kun je in veel werkconferenties in de praktijk goed waarnemen. David Sibbet ziet het als een continu proces van toenemende betrokkenheid.
Het begint ermee dat mensen praten, hun zorgen en ideeën delen, feiten en meningen inbrengen. Als je daar goed naar luistert en die vervolgens visualiseert, zien mensen dat ze gehoord worden.
En nemen betrokkenheid en motivatie enorm toe.
Met het gevolg dat ze meer gaan delen.
In The Change Handbook beschrijven Peggy Holman, Tom Devane, and Steven Cady op een meer wetenschappelijke manier diverse verandermethoden, waaronder veel collectieve.
Wat hebben ze vooral gemeen?
Dat ze leiden tot:
- Collectieve energie in de vorm van één ambitie, zin om te veranderen en daarin gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen.
- Intrinsieke motivatie, de basis voor de individuele actie die nodig voor elk succes, ook als je dit samen realiseert.
- Emotionele betrokkenheid, want juist die leidt tot onverwacht hoge inspanning en daardoor tot bijzondere inzet en resultaten.
Faciliteren – een mooi vak
Als begeleider van werkconferenties creëer je een setting met een duidelijk doel en richt je de aandacht door zorgvuldig gekozen werkvormen. Ik geniet ervan als dat een creatief proces oplevert – ook als dat heel anders loopt dan voorzien en van mij improvisatie vraagt. En vooral als het ook leidt tot de effecten die ik zoëven noemde.
Ik geniet van de rust en focus in werksessies, van de ruimte waarbinnen mensen zich comfortabel laten leiden en volkomen vrij op inhoud participeren. Hoe ze als groep een beeld opbouwen, de spanning daarin ervaren en zichzelf naar ideeën en acties leiden.
Ik geniet van de diversiteit in groepen. Het is voor veel mensen spannend om zich voor iets uit te spreken, maar heel waardevol als dat lukt. Het is een basis om vanuit gemeenschappelijkheid aan doelen te werken.
Ik geniet ervan steeds bij te leren. Over al die verschillende onderwerpen waar werkconferenties over gaan, over elke organisatie die ik kan helpen en over het proces dat zich in groepen afspeelt en telkens weer verrast.
Tenslotte geniet ik van het tekenen. Het voegt een zekere speelsheid toe aan vaak serieuze onderwerpen. Het helpt om te relativeren en afstand te nemen als dat nodig is. En toch ook het belang te voelen, juist omdat tekeningen het perspectief erop verbreden en aan de emotie raken.
Het gebruik van visuele technieken in werkconferenties – het gebruik van tekeningen en formats, het letterlijk schetsen van verbanden en tegenstellingen – doet beroep op beide helften van ons brein. Het helpt om een gemeenschappelijk beeld op te bouwen van een ambitie of probleem – zonder uit het oog te verliezen dat het om de details gaat en het perspectief daarop kan verschillen. Het is een mooi vak om op deze manier betrokken mensen in bedrijven en instellingen de energie te richten om samen mooie dingen te doen.
Wil je meer weten over visuele werkconferenties en wat ze voor jou kunnen doen?
Mail me je vraag op n.e.grooff[at]planet.nl en ik bel je voor het afspreken van een vrijblijvend adviesgesprek.
[In dit artikel ga ik vooral in op de toegevoegde waarde van visuele elementen in werkconferenties. Over hoe je die opzet schreef ik eerder dit artikel.]
[De eerste afbeelding bij dit artikel is een van de mogelijke vormen waarin de samenhang binnen een werkconferentie helder kan worden. Als het doel dat rechtvaardigt, kun je zulke tekeningen ook als template gebruiken – juist omdat je zo de aandacht richt. De kunst is daarbij recht te doen aan wat de vraag is en hoe complex het domein waarin je je bevindt. Daarover vast meer in een volgend artikel!]
[De tekening over wat er gebeurt bij het visueel faciliteren van een (elke!) bijeenkomst komt uit het boek Visual meetings van David Sibbet. Sibbet is oprichter van The Grove Consultants International. Hij is één van de pioniers van visual facilitation. Zijn boek is voor ervaren facilitators één grote aha-erlebnis en een verzameling praktische tips die je nog niet wist ineen. Hoort thuis in de boekenkast van iedereen die faciliteren een serieus onderdeel van zijn werk vindt.]
[In The Change Handbook: The Definitive Resource on Today’s Best Methods for Engaging Whole Systems beschrijven Peggy Holman, Tom Devane, and Steven Cady tientallen methoden gericht op het veranderen van het gehele systeem. Het is een rijke bron van casuïstiek en mogelijkheden om werkconferenties vorm te geven. Een deel van het boek is online te vinden.]