Organisaties zijn continu in beweging. Ze ontwikkelen nieuwe producten en diensten, optimaliseren hun processen en passen zich aan op hervormingen vanuit de overheid.
Zulke veranderingen effectief en snel doorvoeren lukt niet elke keer even goed. En lukt sommige organisaties beter dan andere. Dus zijn alle hulpmiddelen welkom.
Loopt jouw organisatieverandering niet lekker? Komt ze moeilijk van de grond of loop je vast in discussies over waar jullie staan, over doelen en over aanpak (bijvoorbeeld)?
Eén van de instrumenten om die impasse te doorbreken is de werkconferentie. Je kun hem ook workshop noemen, werksessie of werkbijeenkomst.
Door nieuwe financieringseisen en wetgeving liep het voortbestaan van een woningcorporatie op lange termijn gevaar, zo had de controller uitgerekend. De koers moest om, maar hoe precies? In de eerste van twee werkconferenties werd de omgeving in beeld gebracht en werden scenario’s verkend. In de tweede werden vier strategische thema’s gekozen en uitgewerkt in concrete doelen en acties. De bestuurder, de managers, enkele specialisten uit de staf en collega’s van de werkvloer stelden zo samen het ondernemingsplan op.
Hoe je ze ook noemt, werkconferenties bieden je als team, als manager en als bestuurder, een praktische manier om in korte tijd een grote versnelling in je organisatieverandering te realiseren.
Wat is het eigenlijk, een werkconferentie?
Een werkconferentie is een bijeenkomst van zeg een dagdeel tot enkele dagen, die helemaal is gericht op één taai, groot, complex vraagstuk waar je verandering in wilt aanbrengen.
Een succesvolle werkconferentie:
- Heeft een duidelijke urgentie en heldere doelen;
- Biedt een bewust samengestelde groep deelnemers een podium voor actieve inbreng;
- Bestaat uit elkaar opvolgende werkvormen die alle bijdragen het doel te bereiken;
- Wordt goed voorbereid, geleid en opgevolgd.
Duidelijke urgentie en heldere doelen
Een werkconferentie is een hele investering. Daar moet wel een goed reden voor zijn. Een belangrijk vraagstuk. Dat alleen gezamenlijk goed in beeld kan worden gebracht, geanalyseerd of opgelost.
Een vraagstuk dat urgent is, maar geen crisis. Die vraagt immers om directe actie. Daar is een werkconferentie minder geschikt voor.
Het doel en het gewenste resultaat is wat mensen naar een werkconferentie trekt en wat gedurende de bijeenkomst. Het is van belang daar glashelder over te zijn – vooraf en tijdens de bijeenkomst.
Dat doel is niet altijd heel concreet trouwens. Vaak is de vraag juist heel ruim. Als je opnieuw wilt kijken naar de organisatiecontext bijvoorbeeld. Als je de identiteit en kernwaarden van de organisatie wilt ontwikkelen. Of als je mogelijke scenario’s wilt ontwikkelen en samen wilt verkennen.
Maar ook als je doel inhoudelijk niet zo concreet is, is het goed dat aan te geven.
Een bank werd in toenemende mate geconfronteerd met cyber attacks. Een team van specialisten monitort dit gevaar en wist hier ad hoc goed op te reageren. Ze wilde echter proactiever zijn in het voorkomen van aanvallen. In een werkconferentie werden recente inbreuken geanalyseerd en werd een actieplan voor de komende twee maanden gemaakt. Naast de specialisten die de cyberaanvallen monitoren en bestrijden participeerden hun leidinggevende en twee EDP-auditors van de centrale auditafdeling. De werkconferentie werd regelmatig herhaald om het actieplan bij te stellen op basis van ervaringen.
Het komt nogal eens voor dat werkconferenties worden ingezet als onderdeel van een groter programma voor organisatieontwikkeling. Duidelijk zijn over de doelen is dan vaak gemakkelijker, omdat je ze kunt afleiden van het veranderprogramma.
Wie doen mee?
Wie meedoen aan de werkconferentie is natuurlijk vooral afhankelijk van de vragen die je wilt beantwoorden. Een vuistregel is: zorg dat alle belangen en perspectieven gedekt zijn.
Juist diversiteit van de groep zorgt daarvoor. Vraag dus mensen van verschillende afdelingen en met verschillende functies. Nodig zowel top, middenkader als werkvloer uit. Breng in- en externe betrokkenen samen: medewerkers en stakeholders.
De verschillen tussen die groepen kunnen staan voor belangen. Maar meer nog gaat het erom mentale modellen samen te brengen. De ICT-er kijkt anders dan de marketeer, de directeur anders dan de trainee. Door die perspectieven te combineren ontstaat een rijker beeld van het vraagstuk.
Een treintje aan werkvormen
In een goede werkconferentie komt een treintje aan werkvormen voorbij. Verschillende opdrachten. Verschillende manieren om die uit te voeren.
Werkvormen zijn een krachtig middel om de aandacht te richten. Op het verleden, het heden of de toekomst. Op concrete feiten en acties of juist beleving en bezieling. Door plenair informatie uit te wisselen of juist in kleine groepjes te werken. Vanuit je eigen rol of juist kijkend vanuit die van anderen.
Door werkvormen af te wisselen wordt de aandacht steeds opnieuw gericht. Juist door die wisseling ontstaan steeds nieuwe perspectieven. En worden snel resultaten gehaald.
Voorbereiding, begeleiding, afronding
Een werkconferentie vraagt een gedegen voorbereiding. Om het doel helder te krijgen en goed te verwoorden. Om het programma te ontwerpen en de werkvormen te kiezen. Om de groep samen te stellen en die goed te informeren, voor en tijdens het programma.
Het is mooi als een werkconferentie verloopt zoals gepland. Als de werkvormen leiden tot openheid en creativiteit. En de bijeenkomst het resultaat oplevert dat vooraf werd gedroomd.
De werkelijkheid is nogal eens anders. Doordat er meer aan het licht komt dan verwacht of mensen in een flow raken en de tijd uit het oog verliezen. Soms ook door groepsdynamiek of omdat onderlinge relaties aandacht vragen. Dat kan op sommige momenten nogal wat begeleiding vragen.
Een zorginstelling koos ervoor om meer regie bij cliënten en medewerkers neer te leggen. En beter gebruik te maken van op de markt beschikbare ICT. In een werkconferentie werd in kaart gebracht welke kansen er op dat moment waren voor beter gebruik van ICT. Er was actieve inbreng van zorgprofessionals, planners, een controller en het hoofd P&O. De ideeën werden uitgewerkt tot een digitale strategie. De uitvoering van dat ontwikkelprogramma is nu in volle gang.
Tenslotte is het van belang de werkconferentie goed af te ronden. Ook als die al helemaal achter de rug lijkt. Door van al die flipovers die zijn volgeschreven een handzaam verslag te maken, de analyse uit te werken, het plan op te stellen. Zodat wat is gedaan ook in vervolg op de bijeenkomst waarde houdt.
De basis daarvoor wordt al tijdens de bijeenkomst zelf gelegd. Door informatie zo te verzamelen en te ordenen dat alle aanwezigen die herkennen.
Begeleiding
Goede begeleiding van de werkconferentie is belangrijk. Om met een gemeenschappelijk resultaat af te sluiten. Zodat het steeds duidelijk is waar je staat in het programma. Om te voorkomen dat iemand afhaakt en er ideeën blijven liggen. En om te zorgen dat de verzamelde informatie ook wordt vastgelegd en er een tastbare collectieve herinnering ontstaat.
Wat vraagt dat zoal van de begeleider? Nou best veel! Namelijk dat:
- Je enige kennis hebt van het onderwerp en/of het intellect en de vaardigheid die snel te verkrijgen;
- Je onafhankelijk bent en respect hebt voor alle deelnemers;
- Je houdt van het werken met groepen en snel de aansluiting vindt met subgroepen en individuen;
- Je je kunt inleven in verschillende gezichtspunten, variërend met de leeftijd, het geslacht, de functie, discipline, positie, horizon, het kennisniveau en zo meer;
- Je het evenwicht bewaart tussen richting en structuur en ruimte voor creativiteit;
- Je om kunt gaan met de complexiteit die de vraagstelling met zich meebrengt;
- Je stuurt op het programma en flexibel bijstuurt als dat voor het doel beter blijkt;
- Je daarbij inhoud – en soms ook proces – op een goede manier kunt vastleggen.
En de resultaten?
De resultaten van werkconferenties zijn inhoudelijk net zo divers als hun aanleiding en vraagstelling. Maar succesvolle werkconferenties hebben wel een paar dingen gemeen:
- Een concreet product is het meest zichtbare resultaat. Er is bijv. een grote tekening gemaakt van de context. Of er is een gedeelde droom verwoord. Of de doelen en acties staan op flip-overs. Om wat voorbeelden te noemen.
- Een collectieve herinnering. Die flip-overs staan niet op zichzelf. Als je erbij was herken je het als het gemeenschappelijke beeld dat je samen met de anderen hebt opgebouwd.
- Betekenis en draagvlak zijn ontstaan, als dat gemeenschappelijke beeld goed weergeeft wat in de groep leefde, als het plan echt samen is gemaakt.
- In de tussentijd is informatie uitgewisseld en heb je elkaars mening gehoord. Ieders beeld is daarmee completer geworden. En de kans is groot dat mensen anders tegen de situatie zijn gaan aankijken.
- De relatie tussen degenen die erbij waren is versterkt, door de gemeenschappelijke ervaring en de uitkomst.
Tenslotte
Werkconferenties zijn een uitstekende manier om je organisatieverandering te versnellen. Mits urgentie en doel duidelijk zijn, de goede werkvormen worden ingezet en de juiste groep mensen is uitgenodigd.
Een ervaren begeleider heeft kennis van zaken, is onafhankelijk en respectvol en geeft binnen een duidelijke structuur ruimte voor verschillende invalshoeken en creativiteit.
Meer weten over wat werkconferenties voor jouw organisatie kunnen doen?
Mail me je vraag op n.e.grooff[at]planet.nl en ik bel je voor het afspreken van een vrijblijvend adviesgesprek.