Informatietechnologie ontwikkelt zich razendsnel. Dat levert bedrijven een mooie belofte op. ICT kan ons werk een stuk effectiever en efficiënter maken.
Maar dat valt in de praktijk vaak tegen.
Regelmatig lezen en horen we over projecten die mislukken, apparatuur die duurder uitvalt en systemen die het werken niet gemakkelijker maar moeilijker maken.
Wat kun je als directeur of manager doen om ICT voor je te laten werken? En te profiteren van de nieuwste technologie? Hoe zie je door de bos het bomen, wat pak je het eerst aan, zijn de kosten niet hoger dan wat het oplevert en hoe krijg ik mijn mensen mee?
Met de tips in dit artikel zorg je dat je optimaal profiteert van nieuwe ontwikkelingen en waarborgt dat ze voor jou werken en niet andersom.
- Volg de ontwikkelingen
In een technologische omgeving die snel verandert heb je geen andere keus dan op de hoogte te blijven van wat er speelt. Alleen dan kun je beoordelen welke technologie je voordelen gaat opleveren en op welk moment je het best kunt instappen.
Dat kun je als algemeen manager zelf doen, via goede vakbladen en af en toe een beurs of seminar. In de praktijk kun je het onderzoek delegeren naar een informatiemanager. Maar zorg dat je ook zelf op de hoogte bent zodra strategie op de agenda staat.
- Stap op het goede moment in
Niet alle nieuwe snufjes worden een succes. Dan is het niet handig dat je daar veel tijd in hebt gestoken. Aan de andere kant hebben sommige ontwikkelingen zulke voordelen, dat wachten met het invoeren eigenlijk dom zou zijn.
Misschien is nog wel belangrijker dan ‘wanneer’ de vraag: op welke manier start je? Begin eens met een pilot. Doe ervaring op en toon de voordelen aan. Als het op kleine schaal een succes is, heb je de kennis om een nieuwe techniek snel grootschalig toe te gaan passen.
Er zijn nogal wat organisaties die uit principe niet snel in nieuwe ontwikkelingen meegaan. Dat is best een goede leidraad om hoge aanloopkosten en kinderziektes te voorkomen. Maar kijk niettemin regelmatig of een nieuwe ICT-toepassing nu juist voor jou wel een goed is om snel de adapteren. Dat kan je zomaar concurrentievoordeel opleveren.
- Vertaal je strategie naar ICT
ICT is een middel dat je kan helpen je strategie te realiseren. Dat wordt meer en meer onderkend.
Maar lang niet altijd is die strategie concreet en traceerbaar vertaald in een richting voor de ICT. Zodat er geen sturing is op het realiseren en gebruiken van ICT-systemen. En ze een belemmering kunnen worden voor het realiseren van de plannen.
De oplossing: een plan maken voor de digitalisering van je organisatie. Met duidelijke uitgangspunten en een portfolio van projecten, waarin je prioriteiten stelt en middelen toewijst.
- Stimuleer sociale innovatie
Technologische ontwikkelingen verklaren over het algemeen 25% van het innovatiesucces. De rest is te verklaren uit sociale innovatie [1].
Het zijn wij mensen die ICT in bedrijven ontwikkelen, invoeren en gebruiken. Dat betekent dat we een idee moeten hebben wat het ons gaat opleveren en de vaardigheden om er goed mee om te gaan. Door dat in de praktijk voldoende aandacht te geven, ontstaan betere oplossingen, worden ze beter toegepast en hebben we de vaardigheden en de intrinsieke motivatie systemen optimaal te gebruiken.
- Pas je structuren aan, niet het systeem
Veel systemen die nu te koop zijn, bestaan al jaren. Oorspronkelijk zijn ze opgezet met een visie op het te ondersteunen proces in gedachten. Vervolgens zijn op verzoek van bestaande gebruikers de functies in het systeem steeds slimmer gemaakt.
Bij selectie en implementatie redeneren bedrijven nog wel eens: dit systeem ondersteunt onze manier van werken niet, dus het is niet voor ons geschikt. Dat is steeds vaker onjuist. Het is dan beter het systeem in te voeren zoals het bedoeld is en je eigen processen aan te passen!
- Gebruik je huidige systemen optimaal
Systemen herbergen vaak een enorme hoeveelheid functionaliteit. Gebruikers kennen die niet altijd. En ze kunnen het systeem niet volledig inrichten om aan hun wensen te voldoen. Het gevolg? Ze klagen en maken zelf een snelle oplossing met bijv. Excel.
Investeer liever in continue verbetering van het gebruik van je systeem. Leer gebruikers de fijne kneepjes. Vraag hen om ideeën voor verbetering. Richt het systeem stapsgewijze helemaal en steeds beter in en gebruik het optimaal. Het vraagt prioriteit en uithoudingsvermogen, maar leidt tot een breed gebruikt systeem met betrouwbare data.
- Betrek ICT bij continue verbetering
Veel organisaties werken tegenwoordig continu aan de verbetering van bedrijfsprocessen. Door alle stappen in beeld te brengen wordt duidelijk hoe waarde wordt toegevoegd en waar de problemen zitten. Veel gevonden optimalisaties komen neer op het beperken van uitzonderingen en het voorkomen van rework.
Daarnaast kan ook ICT het werk een stuk gemakkelijker maken. Geef gebruikers die met continue verbetering bezig zijn ook het initiatief vanuit het totaalproces slimme ICT-oplossingen te bedenken en stel capaciteit ter beschikking om die efficiënt en snel te realiseren.
- Zelfservice en eigen regie
Als consumenten boeken we inmiddels onze eigen hotels en vakantiehuizen, selecteren we het beste energiecontract en ziektekostenverzekering. Wat doen we eigenlijk nog niet via onze computer of smartphone?
Toch hoor je nog vaak dat mensen op het werk via een formulier verlof aanvragen of op het prikbord hun rooster lezen. Inzetten op zelfservice en eigen regie is dè strategie om de invoer en uitwisseling van gegevens efficiënter te maken. Daar liggen vaak nog tal van kansen.
- Beheer buiten de deur
ICT is inmiddels een standaarddienst geworden. Gegevens sla je op in de cloud. Kantoorautomatisering betaal je met een abonnement. En ook administratieve systemen worden steeds meer als service aangeboden.
De voordelen zijn evident. Je hebt geen technische mensen meer nodig, loopt minder risico en rekent gebruik af zonder veel te hoeven investeren.
Gebruik de besparingen om specialisten in informatiemanagement en functioneel beheer in te zetten en per saldo gebruik je ICT echt ter ondersteuning van je strategie.
- Manage de portfolio
De ontwikkelingen gaan snel. Nieuwe technologieën komen op, worden snel goedkoper en sterven uit. Een project dat in het jaarplan nog zo’n goed idee leek, kan een half jaar later overbodig zijn geworden.
Projecten doen is een continue activiteit, die je dus even continu moet besturen. Door een portfolio bij te houden en regelmatig te evalueren. Door er nuttige projecten aan toe te voegen en inmiddels overbodige af te strepen. Ook als het eerder zo’n goed idee leek, als het pijn doet of als het prestige kost. Het gaat om toegevoegde waarde.
Lang niet alle organisaties profiteren optimaal van ICT. Vandaar deze tips over hoe je ICT beter voor je kunt laten werken.
Die komen er vooral op neer te onderkennen dat ICT en strategie niet te scheiden zijn en dat ze zich beide continu ontwikkelen. Dat is vanuit de top te volgen via portfoliomanagement.
Maar misschien nog wel belangrijker is je te beseffen dat technologie pas succesvol wordt gebruikt als je ook sociaal innoveert. Effectieve ICT draait uiteindelijk om het gebruik dat mensen ervan maken.
ICT vóór je laten werken kan. Maar er zijn geen gemakkelijke oplossingen. Op zoek naar wat deze tips voor jouw bedrijf kunnen doen? Bel mij voor een vrijblijvende kennismaking.
Noten:
[Nick Grooff is een scherpzinnig verandermanager, coach en blogger over verandermanagement en innoveren. Hij helpt bedrijven en instellingen hun strategie, structuren, ICT en mensen in samenhang te ontwikkelen en zo hun maatschappelijk waarde te vergroten.]
Goed artikel! M.b.t. tip 2: ICT is een belangrijke innovatie enabler. Voor innoveren, in de breedste zin (dus ook voor ICT) geldt, faal vaak maar faal snel! Wees niet bang om fouten te maken, fouten mag niet alleen, maar moet zelfs!
Dank je, Jan. Goede aanvulling. Innoveren werkt inderdaad door nieuwe kennis en technologie toe te passen en daarvan te leren en op bij te sturen. Dat heb je mooi verwoord zo.